Como ser mais organizado? 7 hacks para lidar com uma rotina corrida!

Poucas pessoas têm tempo livre. Organizar o trabalho e a vida pessoal é um recurso que você tem em mãos para conquistar a sua liberdade. Eu sei que pode parecer contraditório, mas, ao descobrir como ser mais organizado, você fica mais produtivo e gerencia suas escolhas de acordo com suas preferências, em vez de se preocupar apenas com demandas atrasadas ou esquecidas.

Promova estabilidade emocional e alta performance usando disciplina e organizando seu espaço físico, compromissos e prioridades. Quanto mais corrido é o seu dia a dia, fica mais difícil realizar com excelência todas as tarefas que surgem, conciliando a vida pessoal, familiar e social. Neste artigo, separei sete hacks para que você crie o ritmo certo para suas atividades. Confira!

1. Defina a agenda na véspera

Ao programar as suas atividades para o dia seguinte, você é capaz de se organizar melhor, reduzir imprevistos e aumentar a concentração. Se você precisa atender um paciente, por exemplo, saberá o horário, o local e os possíveis materiais que serão usados em alguma dinâmica. Ao montar sua agenda na noite anterior, outro ganho está ligado à tomada de decisão.

Não sei se você já percebeu, mas estamos sempre tomando decisões: qual será o cardápio, para onde vamos e até o que vestiremos. Porém, o nosso cérebro tem um limite de decisões a fazer por dia. Faça o máximo de escolhas na noite anterior e reserve a manhã para grandes decisões, quando a mente está leve e tranquila.

2. Organize seu trabalho com uma matriz de prioridade

Priorizar suas tarefas é fundamental e orienta seu cronograma, aumentando a produtividade. A questão é: o que fazer primeiro? Em casos de situações complexas, nos quais tudo parece extremamente urgente, eu aconselho o uso de alguma técnica para facilitar a visualização da situação. Na gestão de projetos, existem diversas matrizes de prioridades e elas servem para tornar o processo mais dinâmico e assertivo.

Use uma matriz no planejamento pessoal e profissional. A matriz GUT (gravidade, urgência e tendência) avalia de 1 a 5, sendo 1, a menos urgente e, 5, a máxima prioridade. Você monta uma tabela com 5 colunas e, na primeira, descreve a tarefa, na segunda, avalia a gravidade, na terceira, a urgência e, na quarta, a tendência de problemas se a demanda não for resolvida.

Na quinta coluna, você colocará o resultado da multiplicação entre os valores da segunda, terceira e quarta colunas. Assim, as tarefas com valor maior precisam ser resolvidas primeiro. Em caso de empate, sugiro que você resolva antes as atividades mais simples de serem concluídas.

3. Quebre grandes projetos em blocos

Na mudança de carreira, por exemplo, surgem grandes projetos. É normal deixar algumas tarefas para depois por serem complexas. Divida o projeto em etapas que você consegue resolver. A mente não suporta deixar tarefas incompletas e talvez esse seja o motivo de nem querer começar algo que parece impossível de concluir. Com a divisão, você consegue fazer entregas prontamente.

Para otimizar ainda mais esse processo, experimente separar também o seu tempo de trabalho em blocos, dividindo-o em intervalos de descanso. Dessa forma, cada vez que você iniciar um bloco de tempo, poderá se concentrar para realizar a atividade proposta. Percebeu como ser mais organizado está diretamente ligado ao seu desempenho produtivo?

4. Use recompensas para se motivar

Esse incentivo é semelhante à mesada que seu filho ganha por realizar as tarefas da casa no dia a dia. A diferença é que você ganhará tempo, tanto para trabalhar quanto para descansar. A técnica Pomodoro, por exemplo, divide cada hora de trabalho em dois blocos, um de 45 minutos e outro de 15 minutos.

Enquanto no primeiro bloco você se concentra no trabalho, na segunda parte, você descansa: por exemplo, checando os e-mails e as redes sociais. Aproveite para se alongar e beber uma água, deixe a sua mente relaxar para, em seguida, entrar no próximo bloco de trabalho. Como nosso cérebro só foca em uma coisa de cada vez, esse hack é muito importante.

5. Mantenha uma rotina saudável

Em uma vida agitada, é comum pular refeições, diminuir o tempo de sono e alimentar-se mal para compensar a sobrecarga emocional e a ansiedade. É possível diminuir essa tensão e ainda conseguir se organizar melhor, incluindo, na agenda, exercícios físicos regulares e adotando uma dieta mais saudável. Alimentos integrais liberam energia por mais tempo e de forma constante.

O consumo de líquidos, principalmente de água, além de regular o bom humor e manter o corpo hidratado, auxilia na memória e também na capacidade de concentração. Incluir hábitos saudáveis mantém o corpo e a mente preparados para as atividades de alta performance. Além disso, essa é uma forma de você melhorar sua qualidade de vida.

6. Cumpra com prazos e combinados

A primeira observação para que você consiga cumprir prazos é colocar metas realistas. Tenha clareza de qual é o objetivo que você deseja atingir, entenda quais são as suas limitações e comprometa-se. Dizer em voz alta que você se compromete com uma tarefa, detalhando o que e quando você entregará o serviço, ajuda a cumprir a demanda. De preferência, faça esse compromisso com alguém.

Ajudar outras pessoas é extremamente importante e saber dizer não também é essencial. Talvez você tenha dificuldade em recusar aquele apoio para um amigo ou alguém da família, mas saiba como isso demanda tempo e pode prejudicar as suas entregas, além de tirar a concentração. Reserve um tempo para colaborar com os outros e aprenda a dizer não quando necessário.

7. Descubra como ser mais organizado também no espaço físico

Se você estiver agora no seu ambiente de trabalho, gostaria que você parasse de ler um pouco e observasse o ambiente. O que você está vendo reflete na forma como sua mente está trabalhando, por isso, eu aconselho você a arrumar seu local de trabalho toda semana. Se cada coisa tem seu lugar, fica mais fácil encontrá-la quando necessário.

Percebeu como ser mais organizado é uma habilidade que contribui para sua rotina pessoal e também profissional, priorizando suas tarefas e seu relacionamento com os amigos e com a família? Como você viu neste artigo, criar um ritmo para suas atividades pode ajudar você a ter mais produtividade e controle nos seus cronogramas e entregas.

Agora que você já está preparado para trabalhar em alta performance, superando obstáculos e conquistando seus sonhos, eu faço um convite: curta a minha página no Facebook e acompanhe conteúdos exclusivos para transformar a sua vida e a sua carreira!

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